Opprett e-postfusjon med Word - en guide
Formbokstavfunksjonen i Word er absolutt en av de mest populære funksjonene innen tekstbehandling. Hvis du er litt kjent med det, kan du enkelt lage hundrevis av bokstaver med bare noen få klikk i fremtiden.
Stien til massedokumentet
Skjemabrevet består av to deler, hoveddokumentet - som generelt er det samme for alle mottakere, og de individuelle dataene til de enkelte mottakerne. Tre museklikk er alt du trenger for å komme til riktig meny.
- Velg først menypunktet "Forsendelse" i Word-fanen.
- Åpne deretter undermenyen i gruppen "Start e-postfusjon".
- For de første brevbrevene dine, bør du overlate deg til "Mail Merge Assistant".
Mail Merge Assistant fra Word - et nyttig hjelpemiddel for dine første forsøk
- Først må du velge en dokumenttype i Mail Merge Assistant - i vårt tilfelle "bokstaver".
Startdokumentet - grunnlaget for skjemabrevet
Start- eller hoveddokumentet er selve brevet som du senere vil legge til mottakerlisten til. Igjen har du forskjellige alternativer å velge mellom:
- Du fortsetter arbeidet med Word-dokumentet som allerede er åpent.
- Du velger en mal og endrer den i henhold til dine behov.
- Du åpner et brev som allerede er opprettet.
Mottakerlisten - den viktigste delen av seriedokumentene
Med godt strukturerte mottakerlister vil du spare deg for mye arbeid i fremtiden. Derfor bør du ta noen minutter på forhånd og tenke nøye gjennom hvilke datakombinasjoner som gir mest mening for dine formål. Skulle det være flere lister eller bare en, og hvilke data må registreres i hvert tilfelle. Jo mer presist du planlegger på forhånd, jo jevnere blir skjemabrevene senere. Mail Merge Assistant gir deg tilgang til forskjellige datakilder:
- Du velger en eksisterende mottakerliste.
- Du får tilgang til Outlook-kontaktene dine.
- Du oppretter nå en ny liste.
De siste trinnene - de enkelte delene blir seriebokstaven
Etter at du har valgt de riktige komponentene, er alt du trenger å gjøre å sette dem sammen i et skjema.
- Først av alt, plasser adresseblokken på stedet du har oppgitt for det i dokumentet.
- Gjør det samme med hilsen.
- Dette er vanligvis tilstrekkelig, men du kan selvfølgelig legge til flere felt hvis du ønsker det. Når du har satt inn alle feltene, er skjemaet ditt klart.
Du vil selvfølgelig ikke bare finne skjemabrevfunksjonen i MS Office, men også i andre kontorpakker, for eksempel Open Office eller Libre Office. Disse instruksjonene ble opprettet med Word 2010.