Outlook: Lag adresseliste fra Excel-regnearket - hvordan det fungerer
I dette praktiske tipset vil vi vise deg hvordan du oppretter en adresseliste fra en Excel-adressetabell i Outlook.
Trinn 1: Juster Excel-adresselisten for distribusjonslisten for Outlook Mail
Før du kan importere kontaktlisten din til Outlook, må du først utarbeide den. Ellers kan ikke Outlook håndtere regnearket. Følgende eksempel er basert på Office 2007, forskjellene til Office 2010 er nevnt i teksten. Vi vil forklare de enkelte trinnene igjen i bildegalleriet nedenfor.
- Velg alle radene og kolonnene du vil sette inn.
- I båndet under "Formler" finner du elementet "Definer navn".
- Her kan du navngi dine markerte dataposter (se bilde). Velg for eksempel et navn som "Kontakter" og klikk OK.
- Lagre listen din som en "xls" -fil eller som en csv. Det kan hende at Outlook ikke "forstår" det nyere xlsx-formatet.
- Adresselisten din er nå klar til å importeres til Microsoft Outlook. Lukk nå Excel.
Trinn 2: integrer Excel-tabellen i Outlook
Du kan nå importere kontaktinformasjonen din til Outlook på følgende måte:
- Outlook 2007: Åpne kategorien "Start" og klikk på "Importer / eksporter ...". I Outlook 2010 kan du komme til "Import" -dialogen via "File | Open".
- Import / eksportassistenten åpnes. I listen velger du "Importer fra andre programmer eller filer" og klikker "Neste".
- I neste vindu velger du "Microsoft Excel". Ved å klikke "Neste" bekreftes oppføringen.
- Gå til "Bla gjennom ..." og velg den tidligere lagrede Excel-listen. Hvis du vil unngå duplikater fra listen som opprettes, bør du også merke av for alternativet "Ikke importer duplikater".
- Velg "Kontakter" som destinasjonsmappe.
- Merk linjen "Importer kontakter i mappen: Kontakter". Hvis du tilordnet et annet navn i det første trinnet, vil dette vises i stedet for "Kontakter". Klikk deretter på "Kart (tilpassede) felt".
- På venstre side kan du nå se verdiene dine fra tabellen. Nå tilordner du dem til feltene på høyre side ved å dra og slippe. Et eksempel: Du tildeler navnet "Tony Stark" til "Navn" -feltet. Den tilknyttede e-postadressen er i delen "E-post". Du kan selvfølgelig også tildele andre verdier som adresse, telefonnummer, faks osv.
- Bekreft oppføringen med Ok og klikk på "Fullfør".
- Nå har du importert adresselisten din fra Excel til Outlook.
Trinn 3: opprett e-postliste
Nå trenger du bare å lage en distribusjonsliste. I nyere versjoner av Outlook kalles denne listen "kontaktgruppe".
- Under "Fil" naviger til "Ny" og velg "Distribusjonsliste" (Outlook 2007). I Outlook 2010 oppretter du en distribusjonsliste via oppføringen "Kontakter" (nederst til venstre) og deretter i menylinjen "Ny kontaktgruppe".
- Klikk på "Velg medlemmer" og velg "Kontakter" til høyre for adressebok-rutenettet.
- Nå kan du legge til et hvilket som helst antall importerte kontakter på listen. Bekreft valget ditt med Ok.
- Du kan nå navngi distribusjonslisten. Bekreft oppføringen med "Lagre og lukk".
Merk: Dette praktiske tipset ble utført med Excel 2007 og Outlook 2007. Avhengig av versjon, kan de enkelte trinnene avvike noe fra instruksjonene.
Dette praktiske tipset forklarer hvordan du konfigurerer en andre tidssone i Outlook.