Outlook-kalender: Administrer avtaler - de beste tipsene
Vil du lettere administrere avtalene dine i Outlook-kalenderen? Vi viser deg de beste tipsene for bedre å organisere Outlook-avtaler.
Tips 1: Inviter deltakerne til en Outlook-avtale
Hvis du planlegger et møte, kan du invitere de ønskede deltakerne direkte via Outlook-avtalen som er opprettet. Gjør slik:
- Bytt til Outlook-kalendervisningen og åpne en ny avtale med knappen "Ny avtale".
- Du kan nå legge igjen en melding til deltakerne i tekstfeltet, som deretter vises i e-postinvitasjonen.
- I "Start" -menyen, klikk på "Inviter deltakere" under "Deltakere".
- Skriv inn e-postadressene til alle deltakerne.
- Sjekk tid og dato igjen og klikk på "Send".
- Hvis du deretter endrer tid, dato eller deltakere, kan du sende informasjonen til alle deltakerne igjen eller bare til de nye deltakerne.
Tips 2: Del kalenderen uten private avtaler
For å gjøre det enklere å planlegge avtaler med kollegaene, bør du dele kalenderne dine med hverandre.
- I kalendervisningen finner du en liste over kalendere ("Mine kalendere") til venstre. Høyreklikk på kalenderen du vil dele.
- Under "Del" velger du "Del kalender".
- En e-post åpnes med delingsalternativene. Skriv nå e-postadressene til alle kolleger som skal ha tilgang til kalenderen din. Samtidig kan du også be om at kollegaene dine blir utgitt.
- Under "Detaljer" kan du bestemme hvor mye de inviterte kan se fra kalenderen din. For eksempel viser alternativet "Bare tilgjengelighet" bare blokkerte avtaler uten ytterligere informasjon om det respektive møtet.
- Legg eventuelt til en informasjonstekst i invitasjonen og klikk på "Send".
Tips 3: Lag avtaler i Outlook-serien
For vanlige møter kan du også opprette serier med avtaler i Outlook, for eksempel for ukentlige møter med teamet:
- I avtalsvisningen i "Start" -menyen under "Alternativer", velg "Serietype" -knappen.
- Definer nå tidspunktet for avtalen for serien.
- Under "Serieeksempler" definerer du rytmen som avtalen skal foregå i, for eksempel ukentlig, månedlig eller årlig.
- Under "Seriens varighet" kan du definere en startdato som avtalen skal finne sted for første gang, samt antall repetisjoner.
Tipset som vises viser til Microsoft Outlook Professional Plus 2013 i forbindelse med en Microsoft Exchange Server. I andre versjoner kan menypunktene variere. I ytterligere praktiske tips forklarer vi hvordan du kan eksportere Outlook-kalenderen til et annet e-postprogram eller hvordan du kan slette gamle kalenderoppføringer.