Opprett et skjemabrev med Excel og Word
Du kan også lage en datakilde for en Word-e-postfusjon fra et Excel-regneark. Lag en Excel-fil som vanlig, og fyll den med data. Vi forklarer de videre trinnene i dette praktiske tipset ved hjelp av et eksempel.
Word-post flettes sammen med Excel som datakilde
For eksempel kan du først lage en Excel-fil i henhold til grafikken. Start deretter Word og følg instruksjonene nedenfor.
- Gå til fanen "FRAKT" i Word.
- Klikk på "Velg mottaker" og deretter på "Bruk eksisterende liste".
- I neste dialogvindu velger du Excel-filen du nettopp opprettet, og bekrefter ved å klikke "Åpne".
- I det neste vinduet må du velge tabellen i Excel-filen som dataene er tilgjengelige i. I dette tilfellet vil dette være tabell 1. Merk av for "Den første dataserien inneholder kolonneoverskrifter" og klikk "OK".
Sett inn flettingsfelt for e-post
Siden du har bekreftet den forrige dialogen med "OK", har du brukt Excel som datakilde. Hvis du vil demonstrere dette, legger du til flettingsfelter for e-post til din fusjonsfletting som følger.
- Gå tilbake til fanen "FRAKT" og klikk på "Sett inn flettefelt". Oppføringene i rullegardinlisten tilsvarer kolonneoverskriftene i Excel-filen.
- Sett sammen en liten adresseblokk ved først å sette inn e-postfusjonsfeltet "fornavn", deretter "etternavn" og deretter "adresse".
- Nå klikker du igjen på fanen "VISNINGER" på "Forhåndsvisning av resultater".
Word viser deg nå den første oppføringen i Excel-filen. For den andre personen, klikk på den blå pilen som peker til høyre til høyre for knappen "Forhåndsvis resultater". Med disse pilene kan du gå gjennom alle mottakere som Word har lest fra Excel-filen. Dette har fordelen at du har bokstaven og oppsettet tydelig og ensartet på en Word-side. Dette betyr at eventuelle endringer umiddelbart blir brukt til alle mottakere. Hvis nye mottakere blir lagt til, kan du ganske enkelt legge dem til i Excel-filen, og de er allerede tilgjengelige i skjemaet ditt.
Disse instruksjonene gjelder Outlook 2010/2013. Du kan finne tips om betinget formatering i Excel her.