Excel: Tillat bare visse verdier - hvordan det fungerer
Med datavalidering kan du bare tillate bestemte verdier i celler i Excel. Dette betyr at du umiddelbart sørger for at feil oppføringer ikke kan gjøres i utgangspunktet. Dette er spesielt nyttig når mer enn en person redigerer filen.
Tillat bare visse verdier i Excel
Følgende instruksjoner fungerer med alle versjoner fra Excel 2007.
- Velg en celle eller område som skal sjekkes mens du skriver.
- Naviger til Data> Data Review> Data Review på menylinjen eller båndet.
- I det neste vinduet definerer du de tilsvarende kriteriene for gyldighetskontrollen under "Innstillinger" -fanen.
- I feltet "Tillat" kan du velge mellom "heltall", "desimal", "liste", "dato", "tid", "tekstlengde" og "tilpasset". Eventuell verdi er tillatt her som standard.
- Avhengig av valg, har du muligheten under Data for å begrense verdiene enda mer presist. For eksempel kan du bare tillate oppføring av en dato mellom 01/01/2017 og 31/12/2017.
- Hvis du vil spesifisere faste verdier med en gang, velger du "Liste".
- Angi ønskede verdier atskilt med et semikolon.
- Hvis oppføringene allerede finnes i en tabell, klikker du på knappen i "Kilde" -feltet, naviger til det tilsvarende arket i arbeidsboka, merker det aktuelle området og bekrefter valget med "Enter".
- Du vil da se en rullegardinpil ved siden av det tildelte datasjekkfeltet. Nå kan du velge en verdi fra listen.
- I tillegg angir du hvordan tomme celler skal behandles under kontrollen ved enten å aktivere eller deaktivere avmerkingsboksen "Ignorer tomme celler".
- For å slette datakontrollen, velg celle (r) som ikke lenger skal sjekkes. Naviger til Data> Dataregistrering> Dataregistrering og klikk deretter på "Fjern alt" -knappen.
Legg inn inndata- og feilmeldinger for datasjekken
Du kan gi brukere av filinformasjonen om det forventede formatet og informasjon om ugyldige oppføringer. For å gjøre dette, skriv inn en tilsvarende tekst for hver gyldighetskontroll.
- Under Datasjekk vil du finne "Input-melding" og "Feilmelding" i tillegg til "Innstillinger" -fanen.
- Merk av for "Vis inndatamelding når rad er valgt".
- Skriv inn en tittel og den forklarende meldingen. Så snart markøren er i den aktuelle cellen, vises brukeren denne informasjonen som en pop-up.
- Gjør det samme for feilmeldingen.
- Hvis det er lagt inn en uautorisert verdi, vises denne informasjonen. Feil verdi blir ikke vedtatt, og brukeren må oppgi en riktig oppføring.
- Hvis de riktige verdiene er lagt inn, vises ikke denne meldingen deretter.
Hvis data ikke kan overskrives, kan du låse og beskytte celler i Excel. Du kan lese hvordan du gjør dette i neste praktiske tips.