Bruk Excel som en database - hvordan det fungerer
Hvis du bare trenger en liten database uten kompliserte spørsmål, kan du også bruke Excel som en database. Dermed sparer du kostnadene for MS Office Access og kan fremdeles administrere dataene dine relativt godt.
Lag en database i Excel
I vårt lille eksempel lager vi en leverandørdatabase.
- Etter at du har vurdert hvilken informasjon som skal administreres i databasen, kan du distribuere dataene fornuftig i kolonnene.
- Hvis mulig, bør du alltid legge dataene du vil opprette spørsmål i, i en egen kolonne.
- Vi leverer de respektive kolonnene med selvforklarende overskrifter som leverandørnavn, gate, postnummer, by, kontaktperson, telefonnummer, leverandør siden, leverandør til, leveringstid, rabatter og så videre.
- I den første kolonnen satte vi et internt leverandørnummer. Slik at du kan tildele ID-numrene senere, består det av en eller flere bokstaver, avhengig av hvor mange tabeller du vil lage, og deretter et sekvensielt nummer. Bokstavene er forkortelser for de respektive tabellene. I leverandørtabellen vil det følgelig være en L.
Databasen fungerer i Excel
I Excel kan du ikke opprette SQL-spørsmål så komplekse som i Access, men regnearket har også noen databasefunksjoner.
- For å få tilgang til databasefunksjonene, klikk på "Formler" -fanen.
- Velg knappen "Sett inn funksjon" i båndet.
- Under "Sett inn funksjon" finner du alternativet "Database" i rullegardinmenyen til "Velg kategori".
- Databasefunksjonene som er tilgjengelige i Excel, vises deretter under "Velg funksjon".
- Hvis du klikker på de enkelte funksjonene, vil du få en forklaring på hva du kan bruke den respektive databasefunksjonen til.