Email Netiquette: How To Do It Right
I personlige samtaler er misforståelser mindre vanlig enn i elektronisk korrespondanse. Med våre tips om e-post netikette kan du oppnå respektfull kommunikasjon på Internett.
Netikette via e-post: på denne måten gjør du et godt inntrykk når du henvender deg til personen
En for løs tone i e-posten kan raskt nå mottakeren som respektløs eller støtende.
- Spesielt i forretningskorrespondanse er høflighet alt-og-slutt. Gi mottakeren en vennlig adresse og avslutt med en hyggelig hilsen. Det er ikke et problem hvis du avviker litt fra de nå heller støvete standardene "Kjære ..." eller "vennlige hilsener".
- Hvis du allerede er kjent med personen, velger du den mer personlige hilsenen "Hei Mr. / Hello Mrs.". Du bør unngå dette skjemaet første gang du kontakter oss. For å unngå den stive "Kjære", skriv "God dag Herr / God dag fru."
- "Hjertelige hilsener", "Mange hilsener" eller "Beste hilsener" er definitivt lov som en avsluttende hilsen.
- I virksomheten bør du unngå det som ikke er et problem i privat e-posttrafikk. Forkortelsene MfG (Med vennlig hilsen) eller LG (Hilsen) formidler til mottakeren at du ikke engang tar tid nok til å skrive ut ordene. Det er best å lage en passende signatur for post. Du kan deretter automatisk legge til disse i hver e-post.
Meningsfullt emne for elektronisk post
Et emne skal øyeblikkelig gi leseren beskjed om innholdet. Dette gjelder forretnings- og privat e-postforsendelse. Emnelinjen har flere viktige funksjoner:
- Mange mottakere skanner først innboksen for å filtrere ut viktige meldinger fra flommen av e-poster. Post uten emne merkes knapt i en full innboks og blir ofte ignorert.
- Hvis det ikke er noe klart emne, må du vanligvis vente lenger på svar. I tillegg skapes inntrykk av spam og mange e-postprogrammer filtrerer slike meldinger rett i spam-mappen.
- En annen fordel er at lagrede meldinger kan bli funnet raskere hvis de har et emne.
E-postetikette: Ord med store bokstaver og små bokstaver er tabu
Det er ikke bare av lesbarhetsgrunner at du ikke skal skrive ord helt med store og små bokstaver.
- Skriv ord med store bokstaver, rop bokstavelig talt til mottakeren. Det ser frekt ut. Så ikke gjør det.
- Det motsatte er imidlertid heller ikke tilrådelig: hvis du skriver hele e-posten med små bokstaver, er dette mindre lesevennlig.
- Det kan også gi mottakeren inntrykk av at du faktisk ikke har tid til ham. Dette vil redusere det gode inntrykket med e-postene dine.
Bruk CC-funksjonen med omhu
CC-funksjonen er nyttig for å sende en e-post til flere personer samtidig. Alle mottakere kan se adressene du oppgir i CC-feltet. Dette gjelder også valg av "Svar alle".
- Forsikre deg om at du bare bruker dette feltet hvis folket er kjent for hverandre. Dette gjelder for eksempel e-post til kolleger eller som regel til venner.
- Hvis e-postadresser er synlige for alle andre mottakere, kan de brukes til å utlede forretnings- eller private kontakter. Dette kan føre til store problemer hvis det for eksempel avslører leverandører eller kunder.
- I stedet for CC, bør du bedre bruke BCC-funksjonen. BCC står for blindkopi. Dette holder mottakeren anonym - bare du, avsenderen, kjenner personen.
Flere adferdsregler for e-postkommunikasjon
Det er noen flere ting du kan gjøre for å hjelpe deg med å kommunisere via e-post.
- Hold e-postene så korte som mulig. Få informasjon til poenget raskt og kompakt.
- Vær oppmerksom på stavemåte. En tekst full av feil gjør definitivt ikke noe godt inntrykk.
- E-postmeldinger kan løsnes med uttrykksikoner ;-) eller :-(. Bruk dem bare hvis du kjenner mottakeren godt. Med venner er det ikke et problem. Bruk uttrykksikoner med forretningskorrespondanse. Du bør bruke forretningspartneren veldig nøye definitivt kjenner godt.