Opprett vaktliste i Excel: en rask guide
Med endret arbeidstid er det ikke alltid like lett å holde oversikt. En ukomplisert vaktliste i Excel kan være veldig nyttig. Vi viser deg hvordan du raskt kan lage et skift eller en arbeidsplan med Office 2010.
Strukturen i skiftplanen
Vårt programliste består i utgangspunktet av bare tre komponenter:
- Overskriften, der de forskjellige skifttypene og de tilhørende tidene er listet opp.
- Sidefeltet med dato og dag i uken
- Tabellen du angir respektive lag.
Skiftplan for arbeidere
Denne vaktplanen er først og fremst beregnet på arbeidere som vil skrive ned turnusene sine.
- Hvis du vil opprette en programliste for dine ansatte, må du først følge disse instruksjonene.
- Bare legg til noen få linjer under ukedagene - avhengig av hvor mange ansatte som jobber per skift.
- Der skriver du deretter inn navnene til dine ansatte som du vil tilordne til de aktuelle skiftene.
1. Formatet på arbeidskalenderen
Formater først radene og kolonnene i henhold til dine krav.
- Gå til kolonneoverskriften og klikk på kolonne D.
- Flytt musen over høyrelinjegrensen og dra kolonnen til en bredde på 5 cm.
- Dobbeltklikk på "format-symbolet" i hurtigstartlinjen i "Start-menyen".
- Formater deretter kolonnene F, H, J og L 5 cm brede på samme måte.
- Øk kolonnene E, G, I og K til 15 cm hver.
- Velg en bredde på 30 cm for M-kolonnen.
2. Merk overskriften på vaktlisten
Angi skifttyper i overskriften. I vårt eksempel ville dette være de tidlige, mellomliggende, sene og nattlige skiftene. Hvis du har færre eller flere lag, kan du bare justere feltene deretter.
- I den første raden starter du med celle A1 og skriver inn "januar" eller en annen måned der.
- Celle E1: tidlig
- Celle G1: Mellom
- Celle I1: sent
- Celle K1: natt
- Cell M1: notater
- Skriv den respektive kontortiden på den andre raden.
3. Formater tidslukene i skiftplanen
Som det er så ofte er det selvfølgelig et bredt utvalg av designalternativer. I vårt eksempel valgte vi to kolonner, som hver viser dato og tilhørende ukedag.
- Klikk på kolonne B i overskriften på regnearket.
- Høyreklikk for å åpne hurtigmenyen.
- Velg alternativet "Format celler".
- Klikk deretter på "Numbers" -fanen.
- I "Kategori" velger du "Dato".
- Under "Type" velger du den femte oppføringen i skjemaet "14.03.01".
- Bekreft valget med "OK".
4. Fyll de to søylene i vaktlisten med liv
I det følgende trinnet legger du raskt inn dato og dag i uken.
- I det første trinnet, klikk på celle B4.
- Skriv inn datoen "01/01/14" der.
- Klikk deretter på det lille torget du ser nederst til høyre og hold museknappen nede. Dra musen ned til den siste dagen i måneden vises.
- Prosedyren i celle C4 er nesten identisk. Klikk på cellen.
- Gå inn på ukens første dag - i vårt tilfelle onsdag.
- Gjør deretter det samme som for datoen. Klikk på den lille, svarte firkanten og dra ukens dager ned med venstre museknapp trykket til slutten av måneden.
5. Etterbehandling på arbeidskalenderen din
Til slutt, noen få visuelle mål som skriftstørrelse, fet skrift og fiksing av øverste rad. Takket være fiksingen kan du fremdeles se overskriften på skiftplanen selv om du må bla nedover. Du kan finne flere tips om emnet "Fonter i Excel" her.
- Klikk på kanten av linjen 1. Bruk symbolene øverst i programmet for å stille inn skriftstørrelsen til 14 og fet og midt i teksten.
- I linje 2 setter du skriftstørrelsen til 12 og justerer også teksten i midten.
- Velg fanen "Vis" øverst i programmet.
- Klikk på menypunktet "Frys vindu".
- Velg alternativet "Frys topplinje" fra hurtigmenyen.
Nå justerer vi rammene.
- Merk deretter cellene fra E5 til K4 og ned til E34 - K34.
- Trykk på høyre museknapp og klikk på "Formater celler" i hurtigmenyen.
- Velg "Frame" -fanen.
- Velg typen "Interiør" under "Innstillinger".
- Bekreft med "OK".
- Hold nede [CTRL] -tasten og klikk på kolonnene F, H, J og L.
- Gå til tabellsymbolet i fanen og velg "Ingen ramme".
6. Angi tjenester
Nå kan du legge inn lagene dine, for eksempel ved å skrive i X i den tilsvarende cellen. Eller du kan klikke i den tilsvarende cellen og bruke "Fyll celler" -knappen for å velge en fin farge du markerer tjenesten din med.
$config[ads_text6] not found- I vårt eksempel fremhevet vi også søndagene i farger for klarhet. For å gjøre dette, merk de tilsvarende cellene og velg en passende farge med knappen "Fyll celler".
Hvis du vil opprette en årlig kalender med en gang, bare kopier du den nyopprettede tjenestekalenderen og endre de to kolonnene, dato og ukedag. Her kan du finne ut hvordan du gir nytt navn til de enkelte arbeidsarkene i fanen nedenfor.