Tilgangsveiledning: Grunnleggende forklart
Vil du opprette en database med Access for første gang? I denne opplæringen forklarer vi de viktigste grunnleggende og vilkårene fra Access Versjon 2010.
Struktur av en Access-database
I tillegg til tabellene brukes spørsmål, skjemaer, rapporter, makroer og moduler i Access.
- Alle data er opprinnelig organisert i tabeller. En tabell kan for eksempel inneholde adresser eller artikkelinformasjon. Dataene blir lagret i kolonner og rader.
- Radene kalles poster og kolonnene kalles felt.
- Med spørsmål kan du filtrere, kombinere eller beregne dataene i tabellene. For dette formålet er forskjellige tabeller koblet til hverandre via relasjoner om nødvendig.
- Dataene legges inn av den respektive brukeren i skjemaer. Dataene kan også vises i skjemaer. Du kan ha spørreresultater i skjemaer.
- Rapporter ligner på skjemaer og brukes til utskrift.
- Makroer brukes til å automatisere arbeidsprosesser. Flere handlinger, for eksempel menykommandoer, kan utføres automatisk etter hverandre.
- I moduler kan du lagre funksjoner og prosedyrer som du selv har programmert ved å bruke VBA.
Utforme en Access-database
En database starter i hodet ditt. Det er viktig å definere strukturen på forhånd.
- Tenk på hvilke data (f.eks. Artikler, bestillinger, kundeinformasjon) som skal inneholde databasen din.
- Del de forskjellige datoene i emner. Hvert emne blir senere spilt inn i en egen tabell.
- Bestem hvilken informasjon som må lagres i hver tabell. I en tabell med artikler, for eksempel, trenger du artikkelnavnet, artikkelnummeret og prisen som kolonneoverskrifter.
- For å unngå dupliserte dataregistreringer, definerer du en såkalt primærnøkkel. Dette sikrer at overflødige data ikke en gang kan oppstå. For artikler vil artikkelnummeret være den viktigste nøkkelen.
- Definer sammenhengene mellom de enkelte tabellene. For å opprette spørsmål fra forskjellige tabeller senere, må tabellene kobles sammen. Ved bestilling blir for eksempel artikkelnumre registrert. Så forholdet mellom varetabellen og ordretabellen vil være varenummerfeltet.
Visninger i en Access-database
Du har alltid minst to forskjellige visningstyper for hvert objekt.
- I designvisning angir du hvilke felt som skal brukes og angir alternativer. Du utformer visningen i skjemaer og rapporter.
- Dataarkvisningen viser innholdet i tabeller og resultatene av spørsmål.
- For skjemaer og rapporter vises dataene i skjemaet eller rapportvisningen.
Lag den første enkle Access-databasen
Begynnelsen til hver database er tabellen.
- Gå til menyen Bygg, naviger til tabellen Design-knappen.
- Skriv inn navnet på feltene i kolonnen "Feltnavn". Gi navn til feltene, for eksempel artikkelnavn, artikkelnummer, etc.
- Deretter definerer du datatypen. Når det gjelder et artikkelnavn, er tekstfeltet et godt valg. Access gir deg et utvalg her.
- Hvis du bytter til databladvisningen, kan du legge inn testdata.
- Hvis du har opprettet flere tabeller, definerer du nå forhold mellom tabellene. For å gjøre dette, velg "Forhold" -knappen under "Databaseverktøy" -fanen.
- Med musen kan du tegne en linje mellom feltene.
- Hvis du vil vise filtrerte data i et skjema eller en rapport, velger du "Query Design" -kommandoen i "Create" -fanen. Legg til en eller flere tabeller du vil bruke felt fra ved å klikke på.
- Velg feltene du vil bruke fra tabellene. Enten drar du et felt fra listen til en tom kolonne, eller dobbeltklikker du på en oppføring i listen.
- Hvis du bruker flere tabeller, må du forsikre deg om at du har definert forholdene riktig.
- Lagre bordet.
- For å opprette et skjema, gå til "Opprett" -fanen og velg "Formdesign".
- Klikk deretter på "Legg til eksisterende felt" i gruppen "Verktøy". Velg nå feltene fra tabeller eller spørringen du nettopp opprettet, og plasser dem i utkastet.
- Du har nå opprettet din første enkle database i Access.
I det neste praktiske tipset, vil du lese hvordan du utfører et krysstabelsøk i Access.